Yıllar içerisinde birçok yöneticiden ortak bazı değer ve iş yapış kavramları öğrendim. Ve kendi kariyer yolumdafarkettim ki,bazıları kuvvetle benim de savunduğum, çalıştığım ekiplerde olmasına özen gösterdiğim ve göremediğimde mutlaka geri bildirim verdiğim modeller olmaya başladı.
ISO Kalite Yönetim Sistemi 'Yazdığını yap, yaptığını yaz' önerisi ile kurumların tüm süreç girdi ve çıktılarını kayıtlı hale getirmelerinin, kalitenin temel kurallarından biri olduğunu söyler.
Olmasının disiplin ve düzen, olmamasının aksaklıklar ve zaman kaybı yarattığına inandığım önemli bir başlığı hatırlamak ve hatırlatmak istedim. '' Kurumsal hafıza ''
Kurumsal hafıza, mevcut görev/proje/ iş…herhangi bir sebeple el değiştirse dahi, devir alan kişilerin, işleri kaldığı yerden aynı kalitede devam ettirebilme performansının, alt yapısıdır.
Bu işleyişe, maddi yatırım yapmayı ekstra maliyet olarak görmüş ya da anlamlı bulup da bunun için bir kurgu yapmaya vakit ayırmamış ekipler ve işletmelerde şu gibi cümleleri sıkça duyarız.
'Valla ben bugün aldım dosyanızı, öncesinde ne yapıldı size bilmiyorum, yeniden çalışacağız.'
'Ya işte Veli Bey ilgileniyordu, bilmiyoruz ki son durumu, bakacağız.'
'Bahsettiğiniz işlem, çok eski yıllara dayanıyor, nasıl bulacağımızı bilmiyorum!'
'Arkadaş askere gitti, ben de sizi tanımıyorum/ ihtiyaçlarınızı bilmiyorum, o yüzden bir baştan anlatırsanız kendinizi sevinirim.'
Aslında işletmenin sürdürülebilir hafızası, benim burada yaptığım tanımdan çok daha fazlası… Paralelinde faydası ve zararları da yine paylaştığımdan çok çok daha fazlası… Ve inanın çok büyük yatırımlara gerek yok, önlem almak ve düzeni sağlamak için.
Mesela, ortak arşiv kullanımları… Tüm çalışanların yaptığı işleri, ulaşılabilir bir havuzda, önceden belirlenmiş standartlarda klase ediyor olabilmek…Mesela, sürekli kullanılan logo, doküman, broşür ve formların en güncel hallerinin ''Bu nerede?'' ''Şu güncel olan mı?'' diye sormak zorunda kalmadan, kolayca ulaşıp kullanabileceği ortak dosyalar oluşturmak…Mesela, her iş özelinde oluşturulan fiziki tanıtım formları ve diğer ihtiyaç duyulacak evrakların belirlenmiş bir düzende dosyalanmış olması…
İnsanın varlığı, iş hayatının en önemli kavramı. Ancak işletmelerin zamanını, iş yapış şeklini ve kalitesini belirleyen standartlar kişilere özel değil, kuruma özel olmalıdır. Ve işletmeleri ilgilendiren çoğu alt başlıkta da geçerli olacağı gibi, kurumsal hafıza kişilerle gelip gitmemeli, kalıcı, ulaşılabilir ve düzenli olmalıdır.
Dijitalleşmenin gücüyle bu alanda çok büyük yatırımlarve iyileştirmeler yapılabileceği gibi, yukarıda paylaştığım gibi küçük küçük hareketlerle de birçok şeyi düzene sokup, süreçleri kaliteli ve disiplinli hale getirmeyi seçmek için hiçbir zaman geç değil, ne dersiniz?